МОСКВА, 16 авг — ПРАЙМ. Гарантийное письмо — документ, при помощи которого могут закрепляться обязательства по оплате предоставленных услуг или выполненных работ в оговоренный срок, а также иные важные моменты договорных отношений. Образец такого письма, примеры, когда оно необходимо, и как его правильно составить — в материале агентства "Прайм".
Гарантийное письмо
Термином "гарантийное письмо" обозначается такой вид документов, при помощи которого одна сторона письменно подтверждает свои обязательства перед другой. Данная бумага может служить гарантией того, что обещания будут исполнены. Например, поставщик привезет товар или заказчик оплатит оказанные ему услуги.
Составителем гарантийного письма может выступать как организация, так и конкретный человек. Как правило, гарантийное письмо дополняет уже заключенный между сторонами договор, более подробно прописывая правила его выполнения, сроки оплаты или предоставления услуг, штрафные санкции за их нарушение и прочие важные аспекты. Также, по словам экспертов, гарантийное письмо может выступать офертой, которая подтверждает изменение условий ранее заключенного договора.
Для чего нужно
Гарантийное письмо служит доказательством того, что одна из сторон намерена непременно выполнить взятые на себя обязательства. Данный документ также закрепляет все условия и нюансы их выполнения (например, в какой срок или в каком объеме будут произведены работы, будет ли долг погашен полностью или частями и так далее).
Сферы применения гарантийных писем
Гарантийное письмо может понадобиться, например, если у гражданина или организации возникают опасения, получат ли они оплату за поставленные товары или выполненные услуги. В данном случае вторая сторона подтверждает гарантийным письмом сам факт задолженности и утверждает сроки ее погашения. Также в документе можно указать и размер штрафа, который станет наказанием за невыполненные обязательства.
"С помощью гарантийного письма должника можно в том числе:
-
прервать срок исковой давности;
-
"исцелить" договор, подписанный неуполномоченным лицом;
-
компенсировать отсутствие договора или изменить его условия.
Возможны случаи, когда контрагент просит гарантийное письмо, чтобы предъявить его третьим лицам, — говорит Оксана Васильева, к.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ. — Например, будущий арендатор, который еще не зарегистрировался как юрлицо, может запросить у собственника помещения гарантийное письмо для предъявления его в регистрирующий орган".
Классификация
Существует несколько основных разновидностей гарантийных писем, например:
-
по выплате задолженности или оплате товаров и услуг (фактически такой документ является признанием имеющейся задолженности);
-
на поставку определенных товаров или выполнение услуг;
-
о приеме на работу;
-
о предоставлении необходимых документов;
-
в налоговый орган и так далее.
Юридическая сила документа
Гарантийное письмо — это официальный документ, который обладает достаточной юридической силой, чтобы выступать убедительным доказательством в том случае, если спорный вопрос будет решаться в судебном порядке. При этом эксперты советуют тщательно подойти к процессу создания такого письма, ведь от того, насколько грамотно оно будет составлено, может зависеть исход разбирательства.
Как правильно написать
В российском законодательстве не закреплен единый образец, по которому необходимо составлять гарантийные письма. Достаточно придерживаться основных принципов создания деловой документации.
Так, гарантийное письмо должно быть составлено в официально-деловом стиле. В нем следует указать основную информацию (ФИО, полное наименование организации, адрес, ИНН и т.д.) о составителе и получателе данного документа, проставить точную дату создания письма.
Заранее стоит продумать, необходимо ли приложить к такому письму дополнительные документы, которые могут стать весомыми аргументами на случай возможных разногласий. Это могут быть, к примеру, ранее заключенные договоры, которые дополняет гарантийное письмо.
Обязательные элементы гарантийного письма
Содержание гарантийного письма может варьироваться в зависимости от ситуации, для которой оно составляется. Однако любая разновидность данного документа должна отвечать основным требованиям делопроизводства. Так, в нем должны быть реквизиты обеих сторон (как отправителя, так и получателя), а в правом верхнем углу должна располагаться так называемая "шапка" — блок, в котором указано полное название и должность получателя данного письма (если оно не адресовано конкретному человеку, то только наименование организации).
Письмо должно быть заверено подписью руководителя компании (либо главного бухгалтера, который также имеет право заверять подобные документы) и печатью.
Форма и структура гарантийного письма
Гарантийное письмо составляется на листе формата А4, лучше для этого использовать официальный бланк организации.
Основная часть письма заполняется в свободной форме, но при этом стоит четко, кратко, но максимально полно изложить суть обязательств (например, "гарантируем оплату имеющейся задолженности…" или "обязуемся поставить товар…"), этапы, сроки и условия их выполнения.
Если гарантийное письмо содержит требование или обязательства по оплате, то необходимо указать реквизиты счета для перечисления средств. Указанные в тексте письма суммы необходимо прописать как цифрами, так и словами. Также в конце письма нужно указать полное наименование и ключевую информацию (ИНН, фактический и юридический адрес и т.д.) обеих сторон.
Как вручить документ
Составленное по всем правилам гарантийное письмо можно вручить адресату как лично (при этом желательно — под роспись, что поможет доказать факт его получения), так и через почту (в данном случае лучше выбрать заказное письмо с соответствующим уведомлением о вручении) или курьером (также под роспись)
В некоторых ситуациях данный документ допускается отправить факсом либо при помощи электронной почты. Однако в этих случаях могут возникнуть сложности, если вдруг понадобится доказать факт того, что письмо было действительно получено адресатом.
Возможные ошибки при составлении
Не стоит употреблять пространные описания, метафоры и прочие элементы, не свойственные официально-деловому стилю. Гарантийное письмо, как и любой официальный документ, должно быть составлено просто, кратко и понятно.
Любые ошибки (орфографические, синтаксические) недопустимы при составлении гарантийных писем.
Образец гарантийного письма об оплате
Кому:____________________________
Гарантийное письмо об оплате
____________________ (наименование организации) гарантирует оплату по договору от «____» _____ 20___ г. в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора (указать пункт договора) на расчетный счет __________________.
(При необходимости указать график платежей).
В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок, нами будет осуществлена выплата пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки оплаты.
Наши реквизиты:___________________________________________________________
Подпись генерального директора компании __________
Советы экспертов
"Помните, что гарантийное письмо подтверждает готовность исполнить взятые обязательства по договору, — отмечает Оксана Васильева. — Именно поэтому в него стоит включить как информацию непосредственно о задолженности (сумму, основание), так и обязательства погасить данный долг в течение определенного срока. Вместе с этим в гарантийном письме можно закрепить меры ответственности на тот случай, если эти обещания так и не будут исполнены. Например, пени за просрочку оплаты долга. Подобный документ вызовет большее доверие у кредитора.
"Полезно будет приложить к гарантийному письму документы, которые будут служить подтверждением изложенных в нем фактов и обстоятельств. Например, если была просрочена оплата субподрядчику по причине того, что не удалось вовремя получить деньги от заказчика, имеет смысл приложить к письму копию соответствующего гарантийного письма, — говорит Марина Милованова, к.ю.н., доцент Московского государственного юридического университета имени О.Е. Кутафина. — Если гарантийное письмо подписывает представитель по доверенности, приложите к нему ее копию. Если на документе стоит подпись руководителя, то, как правило, в данном случае прикладывать дополнительные документы, которые будут служить подтверждением его полномочий, не требуется. Однако их рекомендуется добавить в ситуации, когда произошла смена руководства. Например, это актуально в ситуации, если договор, по которому возник долг, подписывал один директор, а гарантийное письмо заверил уже другой".
