сложность поиска необходимой информации;
сложность учета всех документов;
сложность получения достоверной информации о текущем состоянии документов и вследствие этого отсутствие у руководства целостной картины происходящего на предприятии или в отдельных структурных подразделениях;
Для их ликвидации было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов.
Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты концерна "Калина" провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:
поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов /текстовые, графические, аудио-, видео-файлы/, возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
разграничение прав доступа на изменение документов;
установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
защита информации от несанкционированного доступа;
поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
возможность расширения функционала системы до создания на ее основе системы электронного документооборота.
Рассмотрев все предложенные программные продукты, специалисты концерна остановились на системе "CompanyMedia-Библиотека электронных документов" /компания "ИнтерТраст"/. Помимо соответствия всем предъявленным требованиям система также отличалась такими возможностями, как:
возможность настроить или доработать систему, что позволяет учесть специфику бизнеса заказчика;
способность системы работать в компаниях со сложной /несколько отделов, департаментов и т.п./, в том числе территориально-распределенной структурой /несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах/, что позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний.
Практическая реализация проекта внедрения системы была возложена на "Интермаст", бизнес-партнера ИнтерТраст в Екатеринбурге.
Проект начался в октябре 2006 года. Сотрудники ОАО "Интермаст" провели обследование потребностей подразделений и специалистов ОАО "Концерн "КАЛИНА", доработали "CompanyMedia-Библиотека электронных документов" в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название "Электронный архив", была сдана в промышленную эксплуатацию.
Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет, контроль исполнения, преемственность информации "от поколения к поколению", что положительно сказывается на управляемости концерна в целом.
На сегодняшний день в информационной системе "Электронный архив" работают сотрудники 10 групп маркетинга Концерна.
Валерий Булевич, начальник отдела ИТ Концерна "Калина", отмечает "Возможность, используя систему, быстро найти необходимый документ, обеспечивает сохранность, актуальность и доступность для сотрудников Концерна хранимых документов, что позволяет более оперативно и качественно выполнять свои профессиональные обязанности".
В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.
________________________________________________________________________
ОАО "Концерн "КАЛИНА" - крупнейший российский производитель косметической продукции и средств личной гигиены. Концерн является одним из лидеров на российском парфюмерно-косметическом рынке. Ведущие бренды - "Черный жемчуг", "Чистая линия", "MIA", "100 Рецептов Красоты" и "Бархатные Ручки" в средствах по уходу за кожей, "32" и "Лесной бальзам" в средствах по уходу за полостью рта, "Черный Жемчуг" и "MIA" в декоративной косметике. На сегодняшний день Концерн "КАЛИНА" обладает производственным оборудованием, соответствующим самым строгим международным стандартам, а поставщиками компании являются крупнейшие в мире компании по производству сырья для парфюмерно-косметической продукции. В состав концерна "Калина", кроме фабрики в Екатеринбурге, входят: Kalina International SA /Швейцария/, Дочернее предприятие "Паллада-Украина" /Украина/, Kalina Overseas Holding B. V. /Нидерланды/. ОАО Концерн "КАЛИНА" является владельцем контрольного пакета акций немецкой компании Dr. Scheller Cosmetics AG/www.dr-scheller-cosmetics.com/. Региональная торговая сеть концерна в России и странах СНГ состоит из 188 компаний-дилеров. Дополнительную информацию о Концерне можно найти по адресуwww.kalina.org
ЗАО "Компания Интермаст" - Компания Интермаст была образована и успешно развивалась с 1990 года в г. Екатеринбурге. В 1993 году компания тесно стала сотрудничать с корпорацией IBM,с 1996 года является авторизованным бизнес партнером IBM в России, сертифицированным сервис центром IBM, и в 2003 году нашей компании был присвоен статус IBM Advanced Business Partner. С 2005 г. – Центр компетенции Lotus/Domino. Вот уже более пяти лет Интермаст тесно сотрудничает с компанией ИнтерТраст в области документационного обеспечения управления на основе Lotus/Domino /предлагает на рынке такие продукты как СЭД CompanyMedia и OfficeMedia/.
ЗАО "Компания "ИнтерТраст" входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании "ИнтерТраст"www.intertrust.ru.
